請購、採購、驗收、保管，權集一身的任性

【真實案例】

這是一個在現在的時代2015年5月份真實發生的實際案例喔！某公司將採購分成兩部分，一塊是原物料採購（生管請購、採購單位採購、倉庫暫存、品保驗收），另一塊是雜項採購（總務請購、總務採購、總務驗收、總務保管）。

其實這家公司明明就已經有一個採購部門了，為什麼雜項這塊要由總務採購？這就要從組織結構（Organizational Structure）說起了，64歲的副總（馬來西亞籍），找了一個46歲的朋友太太的妹妹（馬來西亞籍）到公司上班，原本預定的職位是「圍事」，後來圍事圍到對方公司拜託不要再派這個人來了；副總只好以人定崗，「不然妳做人事好了！」人事也做到現場員工集體離職，副總又說了，「妳要好好做，總務也給妳管！」副總在整頓公司時，就將雜項採購交給這個46歲的地下老闆娘了。

【內控原則】

其實，有稍微讀過審計的都知道，內控有一個大原則：企業必須設置防止「互不相容職務」的制度。「互不相容職務」係指職員在正常工作過程中或在本身工作崗位上，一方面藉機從事錯誤、不當行為，另方面又能將兩者自行掩飾。

一、同一個人或部門不得自始至終包辦一筆交易。

二、授權交易、記載交易和保管資產三項職能，必須分由三人或三部門執行。ARC（Authority、Recording、Custody）授權、記錄和保管資產這三項職能，必須分由三人或三部門執行。

想像一下，有個員工到財務部請款，理由是：因為很急，所以先去外面買了一台電腦50000元，拿了發票來說先買了，現在要請款。只有發票就要向公司請款。這樣可以嗎？

當然不行！要是可以的話，公司又何必有採購單位呢？

一般公司流程通常是：

1、有需求請購，2、採購詢價購買，3、進貨驗收，4、請款流程。

第一關：同仁有需求，填寫請購單，經部門主管審核同意簽名後，交由採購單位。

第二關：採購單位詢比議價，採購主管同意後下單。

第三關：供應商接到訂購單出貨，公司收貨驗收後交由原請購單位或倉庫。

第四關：會計收到請款發票、採購單、驗收單後記陸，出納處理付款事宜。

就連買支原子筆，還是這樣跑流程，不管是一支10元的原子筆，還是一台保時捷身價的設備，要跑的流程都一樣，差別只是在每一關簽核主管的層級不同而已。

而每一關簽核主管的層級都應該在所謂的「核決權限表」中呈現！您可以將「核決權限表」想像成一盞指引方向的明燈！明定在公司遇到什麼問題，什麼問題該由哪位主管核決，誰可以說了算。「核決權限表」用了一段時間之後，再看看公司是否需要再修改「核決權限表」。

以上才是符合內部控制的合理作法。

【本文總結】

不過，通常一般傳統產業的台商公司就算跟潮流也做了張「核決權限表」，結果也是不管金額大小，全部簽到總經理。

Erin Lin

5 June 2015