2015年7月16日 星期四

出差到大陸查核大陸子公司之實務經驗談

一、查核依據:
「公開發行公司建立內部控制制度處理準則第13條、41條」,「董事會通過年度稽核計畫」,或是「專案指派」。
二、行前規劃:
(一)   資料收集:
1.    產業屬性;
2.    公司基本資料;
3.    財務報表;
4.    公司董事會資料。
(二)   風險評估:
1.    辨識主要風險;
2.    評估風險的影響;
3.    成本效益考量。
(三)   溝通稽核日程:
1.    財務結帳日期;
2.    業務單位較忙時間;
3.    大陸長假考量;
4.    確認可行稽核日期。
(四)   行政作業安排:
1.    台胞證加簽;
2.    航班安排【大陸受查子公司安排接機】;
3.    工作底稿、檢核表準備;
4.    當地氣候查詢;
5.    儘量不攜帶大量材料。
三、執行與查核重點:
(一)   起始會議:
1.    說明查核目的、範圍;
2.    配合事項說明;
3.    開立問題點標準;
4.    雙方人員認識【觀察台幹與大陸員工互動】。
(二)   查核重點:
1.    銷貨收款:(1)收入認列時點;(2)逾期應收帳款;(3)庫存管理;(4)現金收款管理;(5)客戶授信與債權管理;(6)暫付款、交際費。
2.    採購付款:(1)請、採、驗的規格、數量一致;(2)付款對象、條件與金額;(3)權限管理、杜絕收受回扣政策;(4)呆滯原物料查核;(5)倉儲管理。
3.    生產循環:(1)4M+1E(人、機、料、法與環境);(2)作業現場安全管理;(3)品質異常管理;(4)下腳、廢料管理。
4.    薪工:(1)公司用人敘薪是否合法;(2)加班費(注意超時);(3)社會保險提撥;(4)台幹所得稅繳納;(5)異常支出查核(編制外)。
5.    融資:(1)入帳憑證合法;(2)印信、海關、財務章管理;(3)現金、銀行帳戶餘額盤點;(4)重要員工忠誠險投保;(5)重要會計科目。
6.    物料管理:(1)編製進銷存明細(日、週)—區分內外銷,進口料轉內銷、內購料外銷—補稅;(2)轉廠或廠外加工應申請轉廠合同與委外合同,編製進出明細表;(3)海關手冊應就登記內容與合同核算進出料差異、實際盤點—瞭解差異原因,並及時申請更正與補稅;(4)每月覆核BOM表與合同執行差異並補稅。
7.    固定資產:(1)固定資產管理辦法;(2)資產異動—減損、報廢;(3)盤點計畫、報告;(4)財產明細,進行抽盤。
8.    研發循環:(1)機密資料—台幹保管;(2)研發中心門禁管制—各種儲存媒體、物料、文件、設備;(3)電子郵件寄送限制檔案容量。
9.    資訊:(1)資安政策與實際執行作業;(2)系統存取控制;(3)機房管理、網路與通訊管理;(4)資料備份與緊急應變計畫。
10.    法令遵循:(1)資金貸與/背書保證作業;(2)取得與處分資產;(3)IFRS的配合;(4)當地工商、消防、稅法…年檢。
四、稽核發現整理與溝通:
(一)   稽核發現整理:
1.    掌握時程;
2.    工作底稿整理;
3.    收集佐證資料;
4.    問題點整理;
5.    稽核小組內部溝通。
(二)   稽核發現溝通:
1.    提出佐證資料;
2.    確認是否為事實;
3.    重大性原則;
4.    避免爭執。
(三)   結束會議:
1.    致感謝詞;
2.    說明開立問題標準;
3.    再次確認是否為事實;
4.    提出改善建議;
5.    確認改善日程;
6.    雙方簽認。
五、報告、追蹤與結案:
(一)   撰寫稽核報告:
1.    與管理單位檢討稽核問題;
2.    向高階面報;
3.    整理工作底稿;
4.    撰寫稽核報告;
5.    報告分發。
(二)   追蹤與結案:
1.    每季追蹤問題點改善情形;
2.    確認改善效果;
3.    撰寫追蹤結案報告;
4.    現地確認改善效果。
六、查核案例分享!
七、結論:
(一)   充份的事前準備。
(二)   考量成本效益。
(三)   合法合規為優先。
(四)   資產保全是關鍵。

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