2015年7月6日 星期一

如何撰寫內部稽核報告

一、大陸的《內部審計具體準則第7審計報告》,關於審計報告闡述:
(一)   審計報告應包括以下基本要素
1.    標題;
2.    收件人;
3.    正文;
4.    附件;
5.    簽章;
6.    報告日期。
(二)   審計正文內容包括:
1.    審計概況:說明審計立項依據、審計目的和範圍、審計重點和審計標準等內容;
2.    審計依據:應聲明內部審計是按照內部審計準則的規定實施,若存在未遵循核准則的情形,應對其做出解釋和說明;
3.    審計結論:根據已查明的事實,對被稽核單位經營活動和內部控制所作的評價;
4.    審計決定:針對審計發現的主要問題提出的處理、處罰意見;針對此點內部審計是否需要此許可權?)
5.    審計建議:針對審計發現的主要問題提出的改善經營活動和內部控制的建議。
(三)   審計報告的附件應包括對審計過程與審計發現問題的具體說明、被稽核單位的回饋意見等內容。
(四)   審計專案負責人應在實施必要的審計程序後,編制審計報告,並向被稽核單位徵求回饋意見
(五)   被稽核單位對審計報告持有異議的,審計專案負責人及相關意見及時送內部審計機構負責人覆核。
(六)   審計報告經過必要的修改後,應連同被稽核單位的回饋意見及時送內部審計機構負責人覆核。
(七)   內部審計機構應將審計報告提交被稽核單位和組織適當管理層,並要求被稽核單位在規定的期限內落實糾正措施。
(八)   審計報告編制注意事項:
1.    審計報告的編制應實事求是不偏不倚地反映審計事項;
2.    審計報告應按照規定的格式及內容編制,做到要素齊全格式規範不遺漏審計中發現的重大事項
3.    審計報告應及時突出重點簡明扼要易於理解
4.    審計報告應及時編制,以便適時採取有效糾正措施;
5.    審計報告應針對被稽核單位經營活動和內部控制的缺陷提出可行的改進建議,促進組織目標的實現;
6.    審計報告形成的審計結論與建議應當充分考慮審計項目的重要性和風險水準。

二、其他業內人士對內部稽核報告的看法:
(一)   條理要清晰撰寫內審報告中主要一點是重要事項優先,以此類推,直到報告完畢,因為高層不會關注一些小問題,或者說是風險不大的問題。在寫作中要說明為了查明什麼,已經抽查了多少數量或資料,經過匯總、核對與分析發現了什麼問題,事情的嚴重性(最好能說明金額數量),此舉違反了什麼法規、制度及工作程式。還要有當事人及主管領導的解釋,以及現在的管理與控制狀況。最後是內審人員就此事所提出的管理建議。一般對某個審計發現的問題進行報告時,寫作順序為:為了審計-------,抽查了---------,發現--------,金額數量---------,違反---------。當事人或主管解釋---------。我們建議123、等等,這樣的寫作順序顯得條理比較清楚。
(二)   表達要簡明內審報告寫作時盡可能多用圖表,圖形或表格能把複雜的資料及文件一目了然地展示給報告的使用者。
(三)   分析要詳盡審計就是以事實與資料說話,通過對發現問題的匯總與分析揭示問題,以尋找原因、界定事實。
1.    收集資料要具體注明抽查的數量及發現問題多少件(單),匯總金額是多少等等,資料越具體,對後期的分析和對比就越容易,結論就越準確;
2.    分析思路要開闊分析思路不能局限於項目之內,公司之間,要把專案審計取得的資料放在更大的深度與廣度分析。如區內資料要放到全市、全省仍至全國範圍來看;市場訊息與網上資訊比較。通過多方多維度的對比分析,情況就會逐漸明朗。此分析方案對價格的變更等分析適用。
3.    瞭解原因要深入管理層主要是針對發現的問題而採取必要的管理措施,而查找事件發生的原因是內審工作必不可少的步驟,對事情瞭解深入,能作出一個比較合理的原因與解釋。
(四)   歸類要合理同類問題統一歸納,撰寫時按工作流程順序書寫。由於審計專案時間較長、審計人員較多、發現問題較多且複雜,在寫作報告時容易產生以下問題:
1.    報告問題不按問題重要性或工作流程順序在寫作審計報告時,一般是按工作流程順序各點分類書寫,例如,撰寫採購的內審報告時,可以按採購部門工作流程順序書寫,即:按採購申請單-----採購比質比價-----領導審批-----發出訂購單-----物資驗收單-----財會付款等順序分類報告。
2.    報告問題沒有分類,各類問題常常交差羅列,整篇文章讀起來雜亂無章,無法掌握重點及類別。例如,第一點講系統軟體出現的問題,第二點講工作流程的問題,------第五點又講關於系統軟體的問題,這樣簡單的羅列無法集中深入地揭示問題和剖析問題形成的原因,自然也就無法提出好的對策和建議,報告使用者也難以歸納問題的要點,不便於執行相關的管理措施。
(五)   建議要可行提出合理、可行的建議措施。通過上述步驟,內審報告已初具雛形,現在只剩下管理建議這一部分了。這一部份也很重要,如果說審計是為了發現問題,那麼管理建議就是為解決問題而出謀劃策,建議方案水準的的高低,直接影響到管理層對問題的解決速度與決策。撰寫管理建議時最常見也最忌諱的毛病就是針對性不強,分析問題部份與管理建議之間缺乏相關性,造成建議沒有針對性,管理建議泛泛而論,沒有明確的方案與做法,沒有操作性,更不用說有效果了。如常見的有“建議加強會計法合同法的學習,提高自覺遵守國家法律法規的意識”、“建議進一步完善公司管理制度,加強內控管理”等等。

三、我個人認為撰寫內部稽核報告需要注意的事項:
(一)   內部稽核報告要解決向誰報告及報告什麼和如何撰寫的問題?
1.    向誰報告分
(1)     需要通過瞭解報告提出改善措施,並實際執行改善的人和各許可權主管。
(2)     內部稽核單位隸屬最高負責人,如董事會,審計委員會等
2.    正常情況,以下缺陷都需要報告
(1)     資產的重大損失
(2)     對員工個人或其他人安全有不利影響
(3)     對主體聲譽有消極影響
(4)     沒有實現主要具體目標
(5)     不當及違紀行為
(6)     不當的對外報告
(二)   報告語言需要注意事項
1.    語言要精煉,專業,少用非專業或非書面語言表達資訊。
2.    對事不對人,針對報告涉及當事人除非是舞弊或疑似舞弊
3.    當事人指出姓名外,一般以部門或具體任務、專案負責人等代指,避免給人留下審計針對某人的印象。
4.    涉及定性型語言要慎重,必須有充足證據做為支援,針對沒有證據或有部分證據,但無法作出結論的,除非非常重要或該風險不提示,會造成嚴重後果,可提出。
(三)   報告涉及被稽核交叉文件時注意
如稽核某一專案,通常會牽涉其他被稽核單位或部門,甚至引申出舞弊,如事項不足以單獨另呈報告,則在提示事項或單獨向其他被稽核單位提出,一般不在正式報告提出與被稽核單位無關事項,避免給報告受眾帶來資訊雜亂以及無法確認責任歸屬。
(四)   稽核報告中關於建議事項
1.    一事一議或歸類,建議應與稽核結論掛鈎,針對性不強,分析問題部份與管理建議之間缺乏相關性,造成建議沒有針對性,管理建議泛泛而論,沒有明確的方案與做法,沒有操作性,更不用說有效果了,避免空議,建議部分要突出,以醒目標注。
2.    建議要中肯可行,是否符合成本與效益原則,避免不適用或帶來的其他後果大於不實行的後果,能否 解決問題及降低風險;是否有執行審計建議的能力;是否適合被稽核單位經營活動;是否解決的是長期問題還是短期問題,貫穿稽核全過程,保證稽核工作品質。
3.    建立在對業務熟悉或與被稽核單位充分溝通的基礎上,避免閉門造車現象發生,所有報告(除舞弊或重大違紀)一律需要與被稽核單位溝通確認,以取得原則一致。
4.    如被稽核單位針對報告提出爭議,最終修改經相關許可權負責人允可後執行,修改原則:針對有確定證據部分,一般不需修改,對語言定性提出爭議,一般以中性詞為主,避免帶有強烈主觀色彩語言出現。
5.    報告批示部分經最高許可權領導人允可,則將其存檔備份並分發相關被稽核單位,如領導特別指出具體執行改善措施則要求被稽核單位提出改善進度及日程,一併最終報告。
6.    後續追蹤落實,審計建議一般針對內部控制缺陷或管理漏洞針對預防性、檢查性等措施,後續審計單位應追蹤被稽核單位有無及時落實,應要求被稽核單位提出改善時間日程表,避免只落實在紙面,而無實質性行動。
(五)   報告提列事項需要注意
1.    在報告階段就已修改落實,如事項不足以在報告中表達,或事項達到在報告中表述,但被稽核單位已經修改完畢,直至可永久性解決問題根源,則一般不需在報告中承述,其他則需要表述,但要在報告中注明已經在查核直至報告階段改善。
2.    附件部分應與表述事項要一致,通常不以過多附件來表述報告,因為報告內容及附件過於複雜,因為關注重點分散,容易將本來需要呈報的重要資訊遺漏。
3.    提列事項要以醒目標題,標題作用在於節約報告對象的閱覽時間和及時抓住重點,避免報告由於主題不突出,使報告對象不知道需要關注哪些資訊。

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