2015年7月13日 星期一

營運系統稽核的查核技巧【前言篇】

公開發行公司期許:合法、透明、績效

稽核人員必須提醒董事長、經理人,這是董事長、經理人必須堅持的原則 

【建立內部控制制度】

一、設計:董事會及經理人所設計
二、目的:在促進公司之健全經營
三、目標:確保下列目標之達成:
l  營運之效果及效率包括獲利績效保障資產安全等目標
l  財務報導之可靠性
l  相關法令之遵循 

【營運系統稽核的最關鍵重點】

一、公司是賺錢(獲利),還是賠錢(虧損)?
不賺錢,必有因?為什麼會不賺錢?根據經驗不外乎是兩大類:「管理不善」、「技術不佳」。領導人沒有領導力內部幹部爭權不和管理不佳導致員工人心渙散遇到技術瓶頸尋求突破卻找不到方向;純粹代工或是根本沒有核心技術導致產品沒有競爭力,卻又好大喜功擴建廠房,預估景氣過度樂觀(局勢判斷錯誤)狂買機器導致損益平衡點(固定成本或費用)偏高
二、經營危機的原因
局勢判斷錯誤,預估景氣過度樂觀。老闆可能有好大喜功的毛病既然好大喜功就免不了會一廂情願,不懂聆聽再加上一般老闆都不是很懂財務,但又聽不進專家意見常常外行領導內行。
企業的營運資金不足(有賺到錢,就想著擴廠,或是想著要蓋辦公室大樓,導致資金需求多)。您一定會想,「廠房大有什麼問題呢廠房大存貨就容易多資金過度積壓)用人就多一個蘿蔔一個坑但是112,粥少僧多員工生產力變低,分權變紛爭,山頭派系又鬥爭)最後是損益兩平點上升。所以說企業內普通存在六呆呆(人、物/料、事、帳、錢、時),這一切的起源難道不就是廠房大來著

三、怎麼改善不賺錢的情況
認清現在的處境(尤其是要接受財務資源的限制),慎選戰略與戰術先做到轉虧為盈,再求營業額成長或擴充事業體)如此才可以有效管控成本現金流量。對內,盤點產品(優勢產品、主力產品、潛力產品、服務產品),聚焦於核心產品(優勢產品、主力產品)降低營運複雜度簡化行政業務提高員工士氣、強化組織力量先將內部調理好再說)。對外,則專注在落實、培養並維護顧客忠誠度提升經營績效,增加獲利 

【營運管理系統稽核之功能】

一、確認組織是否符合法規,以及是否有能力持續合法。
二、評估營運管理系統績效,以及可能的風險。
三、評估未來可能的意外或緊急事件,以及準備應變措施。
四、確認組織是否符合既定政策及程序。
五、確認符合客戶需求及契約責任。
六、評估產權移轉時買賣雙方之責任及風險。
七、評估是否符合產業標準及其他規範。
八、評估設備利用率。
九、評估設備的功能及操作維護狀況。 

【稽核】

一、ISO 190112002定義稽核是:『系統的、獨立的與文件化之過程,用以獲得稽核證據,並對它作客觀的評估,以決定稽核準則所滿足之程度。』稽核前應事先建立一套完整的制度,其內容包括:稽核人員權責分配、稽核人員資格、準備稽核計畫、稽核程序及所使用的表單。稽核的特性如下
1.  系統性:有事前計劃及充分準備。
2.  獨立性:對被稽核的對象不負直接責任。
3.  抽樣性:以抽樣的方式選擇具代表性的重要特性來稽核
二、客觀證據:一切依據事實有充分客觀證據才可以運用作為稽核結果
1.  實體證據:錄影、拍照、量測、盤點。
2.  憑證證據:表單、記錄、書面文件。
3.  口頭證據:言詞、說詞。
4.  分析證據:資料分析、推測判定
三、執行頻率:通常視下列情況決定稽核頻率)
1.  客戶或法規要求。
2.  顯著變化(如:經營階層異動政策調整新技術導入新設備使用異常多)。
3.  最近稽核的狀況不良時。
4.  計畫性定期舉行 

【稽核之型態】

一、合法性稽核。
二、交易前稽核。
三、防治技術、設備與現場的衛生管理設備稽核。
四、績效/品質/安全/環境/節能稽核。
五、產品保證稽核。 

【稽核之種類】

一、第一者稽核(First-party Audits):組織(Organization)對自己本身之管理系統做之稽核。
二、第二者稽核Second-party Audits):客戶(Customer)對組織或組織對供應商(Supplier)之管理系統所做之稽核。
三、第三者稽核Third-party Audits):公正獨立之驗證機構,依據某一特定標準或各行業共同使用的標準(如ISO9001ISO14001),對組織之管理管理系統所做的稽核。 
 

【管理系統稽核之目的】

一、判斷管理系統是否符合營運管理系統的各項規劃事項,包括:
1.  內控制度、ISO 9001之要求在內;
2.  獲得妥善地實施與維持
二、將稽核結果之資訊提交管理階層更重要的是提供整個管理系統持續改善之機會),包括:
1.  確定對法規要求之符合
2.  確定達成設定目標與標的之有效性
3.  作為外部稽核、驗證及/或核准登錄之準備

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