稽核人員必須提醒董事長、經理人,這是董事長、經理人必須堅持的原則!
【建立內部控制制度】
一、設計:董事會及經理人所設計。
二、目的:在促進公司之健全經營。
三、目標:確保下列目標之達成:
l 營運之效果及效率,包括獲利,績效及保障資產安全等目標。
l 財務報導之可靠性。
l 相關法令之遵循。
【營運系統稽核的最關鍵重點】
一、公司是賺錢(獲利),還是賠錢(虧損)?
不賺錢,必有因?為什麼會不賺錢?根據經驗,不外乎是兩大類:「管理不善」、「技術不佳」。領導人沒有領導力,內部幹部爭權不和,管理不佳導致員工人心渙散。遇到技術瓶頸尋求突破卻找不到方向;純粹代工或是根本沒有核心技術導致產品沒有競爭力,卻又好大喜功擴建廠房,預估景氣過度樂觀(局勢判斷錯誤)狂買機器導致損益平衡點(固定成本或費用)偏高。
二、經營危機的原因?
局勢判斷錯誤,預估景氣過度樂觀。老闆可能有好大喜功的毛病,既然好大喜功就免不了會一廂情願,不懂聆聽,再加上一般老闆都不是很懂財務,但又聽不進專家意見,常常外行領導內行。
企業的營運資金不足(有賺到錢,就想著擴廠,或是想著要蓋辦公室大樓,導致資金需求多)。您一定會想,「廠房大」有什麼問題呢?廠房大,存貨就容易多(資金過度積壓),用人就多(一個蘿蔔一個坑,但是1+1<2,粥少僧多員工生產力變低,分權變紛爭,山頭派系又鬥爭),最後是損益兩平點上升。所以說,企業內普通存在六呆:呆(人、物/料、事、帳、錢、時),這一切的起源難道不就是〝廠房大〞來著?
三、怎麼改善不賺錢的情況?
認清現在的處境(尤其是要接受財務資源的限制),慎選戰略與戰術(先做到轉虧為盈,再求營業額成長或擴充事業體),如此才可以有效管控成本與現金流量。對內,盤點產品(優勢產品、主力產品、潛力產品、服務產品),聚焦於核心產品(優勢產品、主力產品),降低營運複雜度,簡化行政業務;提高員工士氣、強化組織力量(先將內部調理好再說)。對外,則專注在落實、培養並維護顧客忠誠度,提升經營績效,增加獲利。
【營運管理系統稽核之功能】
一、確認組織是否符合法規,以及是否有能力持續合法。
二、評估營運管理系統績效,以及可能的風險。
三、評估未來可能的意外或緊急事件,以及準備應變措施。
四、確認組織是否符合既定政策及程序。
五、確認符合客戶需求及契約責任。
六、評估產權移轉時買賣雙方之責任及風險。
七、評估是否符合產業標準及其他規範。
八、評估設備利用率。
九、評估設備的功能及操作維護狀況。
【稽核】
一、ISO
19011:2002定義稽核是:『系統的、獨立的與文件化之過程,用以獲得稽核證據,並對它作客觀的評估,以決定稽核準則所滿足之程度。』稽核前應事先建立一套完整的制度,其內容包括:稽核人員權責分配、稽核人員資格、準備稽核計畫、稽核程序及所使用的表單。稽核的特性如下:
1. 系統性:有事前計劃及充分準備。
2. 獨立性:對被稽核的對象不負直接責任。
3. 抽樣性:以抽樣的方式選擇具代表性的重要特性來稽核。
二、客觀證據:一切依據事實有充分客觀證據才可以運用作為稽核結果。
1. 實體證據:錄影、拍照、量測、盤點。
2. 憑證證據:表單、記錄、書面文件。
3. 口頭證據:言詞、說詞。
4. 分析證據:資料分析、推測判定。
三、執行頻率:(通常視下列情況決定稽核頻率)
1. 客戶或法規要求。
2. 顯著變化(如:經營階層異動、政策調整、新技術導入、新設備使用、異常多)。
3. 最近稽核的狀況不良時。
4. 計畫性定期舉行。
【稽核之型態】
一、合法性稽核。
二、交易前稽核。
三、防治技術、設備與現場的衛生管理設備稽核。
四、績效/品質/安全/環境/節能稽核。
五、產品保證稽核。
【稽核之種類】
一、第一者稽核(First-party
Audits):組織(Organization)對自己本身之管理系統做之稽核。
二、第二者稽核(Second-party
Audits):客戶(Customer)對組織或組織對供應商(Supplier)之管理系統所做之稽核。
三、第三者稽核(Third-party
Audits):公正獨立之驗證機構,依據某一特定標準或各行業共同使用的標準(如ISO9001或ISO14001),對組織之管理管理系統所做的稽核。
【管理系統稽核之目的】
一、判斷管理系統是否符合營運管理系統的各項規劃事項,包括:
1. 內控制度、ISO
9001之要求在內;
2. 獲得妥善地實施與維持。
二、將稽核結果之資訊提交管理階層(更重要的是提供整個管理系統持續改善之機會),包括:
1. 確定對法規要求之符合性。
2. 確定達成設定目標與標的之有效性。
3. 作為外部稽核、驗證及/或核准登錄之準備。
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