營運系統稽核的查核技巧【銷售及收款循環篇】

 

一、銷售預測與計劃作業：

（一）預測時是否考慮政治、文化、經濟、法律及稅率層面之發展趨勢及敏感性分析。

（二）是否有短期預測並適時修正之。

（三）預測時是否參考歷史資料，並考慮各種變數。

（四）對市場未來趨勢發展之了解是否掌握充分的資訊。

（五）計劃時是否有考慮新產品開發及各地區目標客戶之開發與舊客戶之維繫，內容則應予以量化，以便衡量、比較。

（六）針對銷售計劃考慮是否超出能力太多或太保守，並考慮所擬策略是否夠積極主動。

（七）是否定期檢討銷售政策並修正目標，每月檢討實際營業額與預計營業額比較表？

（八）是否有效且充分掌握各銷售計劃變數，並隨時修正之。

（九）營業計劃與企業本身之資源是否相輔相成。

二、授信管理作業：

（一）   客戶徵信資料應完整並經權責主管核決。

（二）   客戶之付款條件及授信額度應經適當核准。

（三）   營業部門隨時注意往來客戶營業狀況及財務資訊，以適時評估更新客戶之信用及相關資料。

（四）   客戶之授信額度及交易條件改變之申請應檢附相關文件且經適當核准。

三、產品開發訂單：

（一）   報價應考慮估計成本之正確、合理利潤及公司策略。

（二）   產品報價應經過成本價格分析之程序，報價應依營業主管權限核准。

（三）   接受訂單應取得各戶之書面文件。

（四）   客戶訂單及付款條件應與報價單確認資料相符。

（五）   經確認之交易，一定要有訂單、合約清楚規範，且要蓋有客戶公司大小章或合約專用章或簽名。

（六）   售價應符合公司之定價政策。

（七）   交易之收款條件應符合公司要求。

（八）   訂單變更應取得『產品開發＼設變連絡單』。

（九）   報價單、訂單、合約內容之接受或變更，應經營業主管核准，並取得產品開發＼設計變更合約書。

四、訂單處理（量產訂單）：

（一）   應考慮估計成本之正確、合理利潤及公司策略。

（二）   產品單價應經過成本價格分析之程序，報價時應有營業權責主管核准。

（三）   接受訂單應取得各戶之書面文件。

（四）   客戶訂單及付款條件應與報價單資料相符。

（五）   經確認之交易，一定要有訂單、合約清楚規範，且要蓋有客戶公司大小章或合約專用章或簽名。

（六）   售價應符合公司之定價政策。

（七）   交易之收款條件應符合公司要求。

（八）   訂單變更應取得各項相關單據。

（九）   報價單、訂單、合約內容之接受或變更，應經營業主管核准，並取得產品開發＼設計變更合約書。

五、出貨處理：

（一）   出貨內容應依據核准確認之「訂單」、「合約」辦理。

（二）   針對已接訂單、合約，應控制交期進度；如產生逾期，應檢討原因並研擬改善對策。

（三）   適當取得貨品發送物權移轉之證明（如：客戶收貨之確認單據）。

（四）   警衛應依「出貨單」放行，並登記「車號」於來賓登記簿。

（五）   驗收階段「繳回入庫單」是否已由倉管單位簽名證明驗收合格。

（六）   所有貨品出貨是否作好完整記錄。

（七）   「出貨單」是否連續編號並保存。

（八）   應收帳款明細表是否即時更新。

六、開立銷貨發票作業：

（一）   出貨、開立發票與記載應收帳款明細帳，應分別由不同人員負責。

（二）   發票內容應與「客戶訂單」、「合約」、「出貨單」相符。

（三）   發票應依規定按時開立發票並依序號開立。

（四）   空白及作廢發票應註明並適當保存，發票作廢應依規定辦理。

（五）   應定期調節營業收入與統一發票開立數。

七、簽證押匯作業：

（一）   押匯文件應依規定確實檢附辦理。

（二）   各項費用應合理。

（三）   押匯金額應與出口文件一致，出口文件內容應符合相關規定。

（四）   L/C及押匯文件副本由財務部歸檔保管。

（五）   押匯文件及其它出口文件則由營業部依訂單案號存檔。

八、應收帳款作業：

（一）   保障應收帳款記錄之安全，防止應收帳款資料遭未經授權之更動。

（二）   應定期檢視應收帳款帳齡狀況，並追蹤逾期未收現及異常帳款之原因，並向客戶催收。

（三）   逾期未兌現之原始或背書轉讓票據應注意追索時效。

（四）   定期評估備抵呆帳之提列是否適當足夠，及已確定之壞帳是否已列為損失。

（五）   應向債務人對帳或函證應收帳款餘額。

（六）   「逾期應收帳款明細表」應定期與總帳調節。

（七）   發生呆帳，須經權責主管核准才能沖減應收帳款。

九、收款作業：

（一）   收款應符合訂單、合約規定之交易條件（收款條件）。

（二）   所收票據之有效性（如符合票據相關規定等）。應考慮財務人員及業務人員之保證問題，票據採禁止背書轉讓及其管理問題，以降低風險。現金及支票應按時存入銀行辦理託收。

（三）   存入與匯入銀行款項是否與入帳日期、金額相符。如有不符，應查明原因。未存入銀行或託收之現金或票據，應存放於安全之處所且不定期予以盤點。

（四）   應由不擔任出納或應收帳款帳務工作之人員，定期核對帳載及銀行記錄，不符應查明原因並編制調節表。

（五）   應收帳款明細表、總帳及各相關憑證應相符。

（六）   每月底核對送存銀行代收之票據，應與帳載相符；帳務處理須依「會計制度」相關稅法規定辦理。更換票據或延兌時，是否經權責主管核准。

（七）   押匯文件應依規定確實檢附辦理。押匯金額應與出口文件一致，出口文件內容應符合相關規定。

（八）   各項費用應合理。

（九）   L/C及押匯文件副本由財務部歸檔保管。押匯文件及其它出口文件則由營業部門依訂單號碼存檔。

十、業務人員的人品：

（一）   查業務人員是喜歡計較的人（喜歡與公司或客戶計較）？還是豪爽的人？

（二）   查業務人員每一次碰到困難，是擱置？逃避？退縮？還是積極突破解決？

（三）   查業務人員對自己營業目標使命感，是負責、積極、正面的、堅持不懈去爭取訂單，還是消極、負面、抱怨的？查業務人員是常批評公司缺點（產品、制度、福利），還是讚揚競爭對手的優點？

（四）   查業務人員的品格是否符合道德規範？如兼差、與利害關係者勾結？

（五）   查業務人員是否懂得職場倫理（敬老尊賢）？