2015年6月26日 星期五

採購-內控設計=回扣?

【案例說明】Every why has a wherefore.事出必有因)
一、南港輪胎(2101)採購弊案資材部協理陳啟清,在負責採購製造輪胎原料的天然膠、人造膠、生膠上,利用職務之便1997年起向十幾家廠商收每公噸740美元的回扣款持續達17年,收受回扣金額初估逾15億元,導致公司採購成本增加、損及公司利益。其回扣款除用現金或匯款轉到國內帳戶,並設立境外公司的美元帳戶,涉嫌洗錢及違反證券交易法背信等罪。
二、鴻海(2317)集團旗下富士康高層集體長期利用遴選iPhone零件等機會,通過SMT技術(表面貼裝技術)委員會總幹事兼經理鄧志賢向供貨商索取回扣,不法金額有數億元。
三、國內六家公立醫院醫師長期收受醫療器材公司回扣老達利貿易公司涉嫌自民國2003年到2013年間,以給付決標金額3%10%不等佣金,行賄台北市立聯合醫院仁愛、中興、和平等院區、衛福部台中醫院、高雄國軍總醫院、高雄榮民總醫院等相關醫事人員,以標得X光機、電腦斷層掃描儀、影像讀取機、X光巡回車、超音波掃瞄儀等採購案,涉犯貪污治罪條例、政府採購法、商業會計法、刑法洩露國防以外秘密等罪嫌。
四、台軍方軍艦副食採購弊案多家食品廠業者,涉嫌從2013年起,透過基隆、宜蘭、高雄等地的副食品供應站人員結識軍艦副食品採購人員之後再以給予採購金額15%20%回扣、性招待等方式,與軍中負責副食品採購的人員勾結,要求對方向特定業者採購,每次金額約從新台幣數千元到20多萬元不等將灌水或添加保水劑等劣質肉品賣入軍中。

【案例分析】Give a thief enough rope and he'll hang himself.多行不義必自斃!)
一、廠商檢舉:出事的,不是因為需求無度終讓廠商不滿,憤而向公司檢舉;就是收了好處卻不辦事,弄得下游廠商不爽,才會反捅一刀,不然誰會想去幹掉衣食父母?
二、明確事證:以公司經營的角度,公司不能在沒有足夠證據前就隨便指涉員工,甚至開除員工;但如果有查到證據,多半會交給檢方偵辦。

【心態分析】As you make your bed, so you must lie on it.自作自受)
採購弊案時有所聞,然綜觀上述簡略案例,細究其箇中原因不外乎是以下因素:是人都知道,採購收回扣,已經是心照不宣的“行規”,不要玩得太過分,廠商們會選取得關係與利益的平衡」;老闆們則會選擇「反正都會貪,肥水不落外人田,給外人還不如給自己人」。只有老闆們改變心態,從制度設計面著手保障內部稽核人員的超然獨立、要求簽署「廉潔承諾書」遵守不收受不正利益等承諾、設立專責採購部門統一辦理公司採購並須經稽核處會辦、明定採購金額超過一定金額以上須經比價及公開招標。再加上老闆們如果不要貪圖佔員工便宜願意給個合理價格,不管是用高薪或是配股,讓底下人知道去外面收好處,遠不及幫公司爭取利益,行為模式自然就會有所改變。說白了,企業文化才是防弊的釜底抽薪之法。

【內控設計】It’s time to change
一、採購流程細分、採購責任細分
(一)   採購活動通常分為:請購計畫、市場調查(詢價)、貨比三家(比價)、討價還價(議價)、選擇供應商、合同草簽、合同審批、下單訂貨、貨物驗收、品質檢驗、生產回饋、貨款結算。不少中小企業,這一系列的作業流程幾乎都是由一個人包辦。採購人員在整個採購活動中擁有絕對的權力與供應商之間有「取得關係與利益的平衡」,也屬正常。
(二)   如果公司能把以上流程作業分派給不同崗位員工擔任,控制就變得非常簡單了。生產單位下達請購單PR),市場調查、貨比三家由一個崗位承擔;討價還價由一個崗位負責;選擇供應商與合同草簽由一個崗位負責;合同審批由二至三個管理崗位負責;下單訂貨由一個崗位負責;貨物驗收、品質檢驗、生產回饋本來就是不同崗位在負責;貨款結算這一環節千萬不能讓採購人員來做,應該由供應商按流程直接到財務端結算。整個採購活動仍然連貫一線,只不過責任細分到了不同的崗位。
(三)   供應商再想行賄其中的某一個員工也沒有意義,行賄全體採購流程上的所有崗位員工則不切實際!任何一個稍具商業頭腦的人都不會再去琢磨怎麼找關係了,降低成本、保質保量,按合同供貨就成了供應商唯一的選擇。
二、嚴格挑選採購人員
公司將採購許可權下放給各單位,但採購人員的任用權控制在公司手上。用人單位可以提報人選,但最終是否選用,還得公司老闆說了算(審批),防止採、用人員串通一氣。
三、嚴格控制採購過程
將採購作業按流程細分之後,控制採購過程就變簡單了。所有市場調查、貨比三家、討價還價的資訊資料都必須按規定上報存檔。合同管理、供應商管理更是只能照作,不能跳過。除了貨物驗收、品質檢驗、生產回饋時時監督採購成果外,公司還要另設稽核部門進行重點監控。所有採購人員的所有採購活動都在雙向監督之下。採購人員的任何不法舉動都可能被及時發現。
四、所有採購都可追蹤
由於整個採購作業上的每一個流程都有文件記錄,任何一項採購成果沒有達成目的,都可以迅速查明問題出在哪一個環節,責任人基本上難逃法眼。
五、採購品質決定績效
以往採購人員一人大包大攬的採購方式,可推測此採購人員必是親信,因此即使採購物品出了問題,往往也在保護傘下不了了之。說白了就是工資照拿,回扣照吃。如果公司有KPI就會不一樣採購數量是採購人員計算基本工資的主要指標,但採購品質才是決定採購人員工作績效的KPI。而且老闆們還應該要加大績效獎金的比重比如說,績效獎金至少佔到採購人員工資總額的50%或更多,如此採購品質將成為採購人員工資收入的決定因素。

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