一、南港輪胎(2101)採購弊案:資材部協理陳啟清,在負責採購製造輪胎原料的天然膠、人造膠、生膠上,利用職務之便,從1997年起向十幾家廠商收每公噸7至40美元的回扣款持續達17年,收受回扣金額初估逾15億元,導致公司採購成本增加、損及公司利益。其回扣款除用現金或匯款轉到國內帳戶,並設立境外公司的美元帳戶,涉嫌洗錢及違反證券交易法背信等罪。
二、鴻海(2317)集團旗下富士康高層集體:長期利用遴選iPhone零件等機會,通過SMT技術(表面貼裝技術)委員會總幹事兼經理鄧志賢向供貨商索取回扣,不法金額有數億元。
三、國內六家公立醫院醫師長期收受醫療器材公司回扣:老達利貿易公司涉嫌自民國2003年到2013年間,以給付決標金額3%到10%不等佣金,行賄台北市立聯合醫院仁愛、中興、和平等院區、衛福部台中醫院、高雄國軍總醫院、高雄榮民總醫院等相關醫事人員,以標得X光機、電腦斷層掃描儀、影像讀取機、X光巡回車、超音波掃瞄儀等採購案,涉犯貪污治罪條例、政府採購法、商業會計法、刑法洩露國防以外秘密等罪嫌。
四、台軍方軍艦副食採購弊案:多家食品廠業者,涉嫌從2013年起,透過基隆、宜蘭、高雄等地的副食品供應站人員結識軍艦副食品採購人員,之後再以給予採購金額15%至20%回扣、性招待等方式,與軍中負責副食品採購的人員勾結,要求對方向特定業者採購,每次金額約從新台幣數千元到20多萬元不等,將灌水或添加保水劑等劣質肉品賣入軍中。
【案例分析】Give a thief enough rope
and he'll hang himself.(多行不義必自斃!)
一、廠商檢舉:出事的,不是因為需求無度,終讓廠商不滿,憤而向公司檢舉;就是收了好處卻不辦事,弄得下游廠商不爽,才會反捅一刀,不然誰會想去幹掉衣食父母?
二、明確事證:以公司經營的角度,公司不能在沒有足夠證據前就隨便指涉員工,甚至開除員工;但如果有查到證據,多半會交給檢方偵辦。
【心態分析】As you make your bed, so
you must lie on it.(自作自受)
採購弊案時有所聞,然綜觀上述簡略案例,細究其箇中原因不外乎是以下因素:是人都知道,採購收回扣,已經是心照不宣的“行規”,不要玩得太過分,廠商們會選擇「取得關係與利益的平衡」;老闆們則會選擇「反正都會貪,肥水不落外人田,給外人還不如給自己人」。只有老闆們改變心態,從制度設計面著手:保障內部稽核人員的超然獨立、要求簽署「廉潔承諾書」遵守不收受不正利益等承諾、設立專責採購部門統一辦理公司採購並須經稽核處會辦、明定採購金額超過一定金額以上須經比價及公開招標。再加上,老闆們如果不要貪圖佔員工便宜,願意給個合理價格,不管是用高薪或是配股,讓底下人知道去外面收好處,遠不及幫公司爭取利益,行為模式自然就會有所改變。說白了,「企業文化」才是防弊的釜底抽薪之法。
【內控設計】It’s time to change!
一、採購流程細分、採購責任細分:
(一) 採購活動通常分為:請購計畫、市場調查(詢價)、貨比三家(比價)、討價還價(議價)、選擇供應商、合同草簽、合同審批、下單訂貨、貨物驗收、品質檢驗、生產回饋、貨款結算。不少中小企業,這一系列的作業流程幾乎都是由一個人包辦。採購人員在整個採購活動中擁有絕對的權力,與供應商之間有「取得關係與利益的平衡」,也屬正常。
(二) 如果公司能把以上流程作業分派給不同崗位員工擔任,控制就變得非常簡單了。生產單位下達請購單(PR),市場調查、貨比三家由一個崗位承擔;討價還價由一個崗位負責;選擇供應商與合同草簽由一個崗位負責;合同審批由二至三個管理崗位負責;下單訂貨由一個崗位負責;貨物驗收、品質檢驗、生產回饋本來就是不同崗位在負責;貨款結算這一環節千萬不能讓採購人員來做,應該由供應商按流程直接到財務端結算。整個採購活動仍然連貫一線,只不過責任細分到了不同的崗位。
(三) 供應商再想行賄其中的某一個員工也沒有意義,行賄全體採購流程上的所有崗位員工則不切實際!任何一個稍具商業頭腦的人都不會再去琢磨怎麼找關係了,降低成本、保質保量,按合同供貨就成了供應商唯一的選擇。
二、嚴格挑選採購人員:
公司將採購許可權下放給各單位,但採購人員的任用權控制在公司手上。用人單位可以提報人選,但最終是否選用,還得公司老闆說了算(審批),防止採、用人員串通一氣。
三、嚴格控制採購過程:
將採購作業按流程細分之後,控制採購過程就變簡單了。所有市場調查、貨比三家、討價還價的資訊資料都必須按規定上報存檔。合同管理、供應商管理更是只能照作,不能跳過。除了貨物驗收、品質檢驗、生產回饋時時監督採購成果外,公司還要另設稽核部門進行重點監控。所有採購人員的所有採購活動都在雙向監督之下。採購人員的任何不法舉動都可能被及時發現。
四、所有採購都可追蹤:
由於整個採購作業上的每一個流程都有文件記錄,任何一項採購成果沒有達成目的,都可以迅速查明問題出在哪一個環節,責任人基本上難逃法眼。
五、採購品質決定績效:
以往採購人員一人大包大攬的採購方式,可推測此採購人員必是親信,因此即使採購物品出了問題,往往也在保護傘下不了了之。說白了就是工資照拿,回扣照吃。如果公司有KPI就會不一樣,採購數量是採購人員計算基本工資的主要指標,但採購品質才是決定採購人員工作績效的KPI。而且老闆們還應該要加大績效獎金的比重,比如說,績效獎金至少佔到採購人員工資總額的50%或更多,如此採購品質將成為採購人員工資收入的決定因素。
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